企事业使用SaaS OA系统的六大优势是什么?

软件先锋 2016-01-27 17:35网络整理点击: 标签:

随着经济全球化、信息化时代的到来,传统的管理模式明显不能适应市场经济的高速发展。加快自身管理信息化建设,成为众企事业单位寻求新发展的必然选择。而在企事业办公领域,SaaS OA系统凭借其自身独特的优势已成为企业信息化办公的“必需品”,在企业信息化大趋势下倍受青睐。

企事业使用SaaS OA系统的六大优势是什么?
 

1.信息快速传达 节约行政成本

信息的发布与传递是企业日常工作中最普遍、最基本的应用,然而IT技术的不断发展与企事业单位职能部门的不断变化造成了“信息孤岛”,使信息无法有效、快速地在组织中共享与传输,这使得企事业单位的行政效率大打折扣。

但是,通过OA协同办公平台发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,组织内所要传达的任何信息都能迅速传达到所有部门同事、分支机构、下上游垂直管理单位。而这一切只需要OA系统中一个小小的功能模块就可以做到。

2.为公司积累了大量无形资产

老员工的离职造成企业知识资产的流失;一些涉及机密的敏感信息在传统的知识管理模式下,缺乏权限控制被泄露出去;新员工无法快速获取相关工作学习资料,掌握职位工作内容……

这些问题,借助OA系统提供的知识管理工具可迎刃而解。通过统一的OA系统管理平台,企业可以有效积累与沉淀内部的无形资产,将单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,转化为企业发展的财富,从而使相关人员能够尽快形成相应的知识结构,快速达到知识与经验的要求,并通过权限控制保障机密知识资产无法外泄,打造单位最宝贵的资产。

3.提高审批效率 推动制度落地

流程审批是企事业单位日常办公的重中之重,它涵盖了财务类的审批流程、人事管理类的审批流程、行政事务类的审批流程以及业务相关类的审批流程等等。但是,传统的日常办公中,这些流程审批都是基于纸质化的传递中进行的,流程审批存在不及时、效率低、无法实现异地审批、不便捷、资料无法长期和大量保存等缺点。

使用OA办公平台可以梳理单位的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误,摆脱深陷在大量纸张中的繁琐,实现组织业务的规范化和高效运作。

4.实现实时管理监控业务办理

在日常办公事务中,企事业的领导层对于已经发起的流程事务审批工作是难以统一、方便的进行有效管理和监控的,会频繁遇到各种情况:本环节流程已办理完毕,下一环节办理人应该去找谁?办理环节出现问题又改找谁问责?流程办理人一直不在公司,流程已被耽误好几天了!

在OA系统提供的流程管理功能的协助下,参与流程流转的人可轻松查看自己审批过的所有文件的审批内容、审批状态和审批记录,查看下达任务的办理情况,实时监控各环节办理情况,并可对重要紧急事项发起督办催办。哪怕是出差在外,办事人员也可以通过移动OA对流程实时监控各环节办理情况和目前进展情况,让领导远程、实时审批处理自己的工作,真正做到“运筹帷幄之中,决胜千里之外”!

5.沟通成本更低 效率更高

在信息化时代,及时的沟通更成为业务协作不可忽视的重要力量。部门之间的沟通越简单、越方便,企事业单位的工作效率越高。

OA办公系统将主流的沟通方式汇集于一个平台之上,使企事业的领导层、管理层和执行层保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,解除了信息沟通不对口给企业发展带来的羁绊。不仅如此,OA系统以这些沟通方式为手段把信息推送给外界用户,最大限度地强化人员之间的沟通,协调团队的行为,密切人际交往与业务关系,从而打破组织边界与地理位置边界,沟通形式更丰富,沟通效率更高。

6.沟通成本更低 效率更高

现在办公软件市场上有很多管理专业的软件,管理合作伙伴有CRM软件,管财务有财务软件,管生产、物流、供应有ERP等。可是有时候用起来难免繁琐。而企业OA平台可以随心所欲地整合多种信息管理系统,实现各个业务系统之间的业务数据交换,例如客户管理、资产管理、接待管理等等,解决企业资源和经费的浪费问题,解决企业应用孤岛问题,并且可以随时调整这些应用,从而避免“繁多”带来的“繁杂”,实现一站式管理,真正构建起企事业单位的业务运营管控系统。