四步诊断法助企业明确OA建设应用需求

软件先锋 2015-10-19 22:44网络整理点击: 标签:

四步诊断法助企业明确OA建设应用需求

日新月异的网络和信息时代中,当企业发展到一定阶段的时候,就会考虑实施OA系统以应对业务管理繁杂和工作效率低下等问题。面对市面上琳琅满目的OA产品,用户常常不知该从何处下手?正所谓“OA选型,需求先行”,需求是整个OA实施项目的重心,所有的选型工作应该围绕应用需求展开。然而,很多用户在进行需求规划时,难免需求过于简单,或者过于泛化,甚至贪大求全,最后发现看似完美的OA系统上线之后,这个功能不太实用,那个功能也不太适用,所应用的OA系统根本无法很好的支撑企业运营。

那么企业用户应该如何明确应用需求,正确迈出OA选型第一步呢?

1、根据企业发展阶段明确需求

企业各个阶段的信息化需求是连贯的,中间环节不应该出现任何断层。而公司不同发展阶段其应用需求是不同的,这就要求OA系统的应用选择需要根据公司的不同发展阶段有目的、有计划的进行,在公司用户需求的引导下,不断满足企业不同发展阶段的管理需求。

对此,万户OA建议,企业在初期发展阶段,由于自身条件限制,可选择功能实用、性能稳定、价格适中的OA产品;在深化应用阶段,随着用户对OA系统的认识进一步加强,必然会产生一些更为准确、细致的新需求,这个时候,需要一套能够紧密贴合用户需求进行灵活调整的OA系统;在协同管理阶段,公司其信息化管理达到了一定程度,企业内部往往存在多个独立的信息化系统如 ERP、CRM等,需要一个集成性、整合性较强的综合的协同管理平台,比如万户OA系统显著的整合性特势就能实现OA系统与第三方系统的无缝整合

2、根据公司存在的问题明确需求

很多企业在考虑应用OA系统时往往存在盲从的、攀比的心态。“很多企业都在上OA系统,我们也上一套OA系统”、“我们的竞争对手上了一套系统,我们也应该上一套”,基于这种心态产生的OA系统应用需求不仅不能给企业带来价值,而且会浪费企业资源,产生相反的效果。

在企业确定OA应用需求时,需要以企业存在的问题为导向,通过对企业充分的调研找出影响企业低效甚至是无效的问题所在,并以此为根据判断企业到底需要怎样的OA系统?比如所在的企业对流程流转有着较高的要求,在OA选型时可有针对性的选择工作流程管理功能较为出色的OA系统。

万户OA专家提醒,企业客户要认清一点,OA办公系统并不能解决我们所有的业务问题,要理性看待OA办公系统所产生的实际效果。要学会瞄准重点需求,把我们必需的功能容纳进来,把非必需的功能暂摆一边,这样既可以节省成本,有可以提升系统性能。

3、根据应用的轻重缓急明确需求

OA系统内部需求一般是从各个业务部门采集而来的,但是,这些部门的需求通常是从自身角度出发的,很多需求隶属于业务范畴,比较专业化,无法上升到协同的层面。同时,世界上也不存在能够满足所有部门所有应用需求的OA系统。另外,可能有一些需求,来自于严厉的上级领导,强势的部门或者是不起眼的部门,倘若无法权衡这些需求,不仅将会在OA系统选择上有所偏颇,而且也会因需求的不断变化导致OA项目实施周期无限延长,无法把握项目主干进度的节奏,最终造成OA系统无法实施。

所以要想从繁多的应用需求中整理出必要的需求,必须衡量这些需求的轻重缓急以及其需求对于全局的影响程度,这就需要先找到一个企业共性的需求——协同,然后再考虑企业最关键部门急需的应用需求,比如业务部、财务部,再是重要角色的需求,最后再是一般部门的一般应用需求。

4、根据公司预算明确需求

一般而言,根据以上几点,企业用户总能找出相对适合自己的满足企业需求的几套OA办公系统,那么,可以先把这些系统划为目标范围内。接下来,是需要根据自己公司的预算情况再次进行剔除,在初次预选的OA办公系统中,有的可能会在预算之内,有的可能略超预算或者超额比例较大。这时,我们可以先剔除OA办公系统预算超额比例太大的那些。例如公司预算20万元,而一些OA系统价格在50万或者上百万,那么这些远超预算的,可以暂不考虑。

虽然需求是最根本的,但资金预算也是必须面对的问题。总的来说,我们必须以大局为重、高瞻远瞩,面对一定的预算,必须毫不妥协的保留核心关键需求,尽量剔除掉不必要的小需求,在一定的预算范围内将OA系统应用需求合理化。

最后,在万户OA看来,无论我们怎么选择OA系统,都要明确企业的基本应用需求,明确引进OA系统是为了提升企业运营效率,解决企业实际管理问题,助推企业发展的。在OA选型中,围绕自身的需求并适当考虑技术因素,只有这样,才不至于在OA系统的选型中迈错脚步。