录入项目多 Access来帮忙

软件先锋 2015-12-23 09:55网络整理点击: 标签:

借助Access开发一个信息录入窗口,遇到需要在Excel中录入多项目的表格就不再首尾不顾了。

新生入学后,就要登记新生的个人资料,如姓名、性别、身份证号码、家庭住址、家长姓名、联系电话、政治面貌、毕业学校等,往往有几十项之多,本例所示最后一列的列号为BB,即有54列之多(图1)。如果在Excel中录入,需要来回拖动滚动条才行,首尾不能相顾,很不方便。

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如果利用Access制作专用录入窗体,在窗体中输入信息,那就方便多了(图2)。

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一个人的资料录入完毕,可以单击“添加新记录”或“下一条记录”按钮,继续录入下一个人的资料(图3)。

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那么,制作这样的窗体是不是很困难呢?其实一点也不难,只需要两步即可。步骤一、制作一个只有表头(表头在Access中称作字段名)的空表格。如果对Access不熟悉或嫌不方便,可以在Excel中制作。步骤二、制作和设计窗体。下面以Access2007为例来说明操作步骤。

一、制作空表格

1. 启动Access2007,单击“新建空白数据库→空白数据库”按钮,输入数据库文件的文件名,单击“创建”按钮,即可进入Access2007窗口。

2. 右击左侧窗口中的表,选择“设计视图”选项,出现“另存为”对话框,输入表名称,单击“确定”按钮。

3. 输入字段(数据库表中的列称作字段)名称,设置数据类型和字段大小(即宽度)(图4)。

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4. 设置完毕,保存设置。至此,表的制作即告完成。

二、制作和设置窗体

(一)新建窗体

1. 选定新建成的表。

2. 单击“创建”菜单的“窗体”按钮,一个新的窗体即制作完成(图5)。如果此时,保存一下,就可交付使用了。

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(二)美化窗体

为了窗体的使用方便和美观,还可以进行如下的设置。

1. 单击第一个对象(严格来说,应叫控件)的左上角,选定窗体中的所有对象,右击“属性”命令,打开“属性表”窗口,设置其“高度”值(图6)。

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2. 选定窗体中所有对象,在“设计”菜单中设置对象的字体、字号等内容。

(三)调整各个对象的位置

1.选择“开始”菜单的“视图”列表中的“设计视图”。

3. 选定窗体中的所有对象选择“排列”菜单下面的“组合”按钮(图8),再单击其下方的“取消组合”按钮,使每个对象都能被随意拖动。

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4. 用鼠标任意拖动各控件的位置。如果调整后,相互不对齐,可以按Shift键,选定多个对象,使用“排列”菜单下面的各种对齐按钮,使之排列整齐。

5. 保存所有设置即可。

说明:如果觉得上面的操作有困难,也可以不调整对象的位置。

至此,窗体制作完成,可以交付使用了。使用时,录入的数据将会自动记录到Access表中,录入完毕,将整个表中的数据复制或导出到Excel表中都行。

三、填表提效技巧

如果采用一些技术,可以让使填表时减少一些重复劳动,比如:将“健康状况”一栏的默认值设置为“良好”、填好身份证号码的前几位、从身份证号码中取得出生日期等。

(一)设置对象的默认值

1. 在“设计视图”,右击“健康状况”文本框(右边的框,不是左边的文字),选择“属性”命令,出现“属性表”窗口。

2. 在“默认值”栏中输入“良好”(文字的前后要加英文的双引号)(图9)。

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3. 用同样的方法,设置身份证号码的默认值(为身份证号码的前几位,如34262319)。说明:以后使用时,只需补齐后面的部分即可,如果有人的身份证号码与默认值不同,可以删除默认值,重新输入。

(二)改输入文字为选择文字

性别的类型非男即女,政治面貌的类型有:群众和团员,独生子女的类型有:是和否。如果制作组合框,将来使用时,只需进行选择即可(图10)。

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制作步骤如下:

1. 在“设计视图”,右击“性别”文本框,选择“更改为→组合框”。